A la hora de tomar decisiones en una empresa es realmente importante poder medir el desempeño y progreso de la actividad comercial que está realizando nuestro equipo comercial. Para implantar y seguir unas correctas estrategiasde ventas o comerciales es indispensable poder medir el rendimiento para poder evaluar los resultados que se están obteniendo, por ello cualquier equipo de ventas puede contar con unos grandes aliados para esta labor: los KPIs de ventas.
¿Qué son los KPIs en ventas?
Los indicadores clave de actuación (Key Performance Indicators, en inglés) se conocen comúnmente como KPIs. Podríamos definirlos como métricas que nos permiten evaluar el desempeño de nuestra actividad. Dependiendo del sector, volumen de negocio, cuota de mercado, ciclo de venta u otros aspectos, un negocio puede optar por utilizar sus KPIs específicos y adaptados.
Los KPIs de ventas suelen ser definidos y aprobados por el director comercial, quien se encargará de integrarlos en el cuadro de mandos como una parte más dentro del proceso de venta.
Es conocido que algunas compañías utilizan un número de métricas exageradas para medir y evaluar todo tipo de datos. Este hecho garantiza cierto control sobre multitud de áreas, pero, a su vez, puede generar una pérdida de tiempo y un empeoramiento de la productividad. Por ello, como se ha comentado, es importante definir e implantar cuáles van a ser los indicadores clave, utilizando una cantidad coherente de los mismos para no caer en los problemas que hemos comentado.
Características de un KPI
Los KPIs de ventas, como cualquiera de las diferentes mediciones métricas y dimensiones que se utilizan, presentan una serie de características que los definen. A continuación, vamos a exponer cuales son dichas características:
- Concretos: ¿Qué queremos evaluar?
- Medibles: ¿Qué objetivos de ventas queremos conseguir?
- Logrables: ¿Se podrán alcanzar dichos objetivos?
- Objetividad: ¿Somos objetivos con las metas planteadas?
- Temporalidad: ¿Cuánto tiempo nos va a llevar alcanzar nuestros objetivos?
¿Cuáles son los principales indicadores de ventas?
Los indicadores clave se pueden usar indistintamente por el del tipo de empresa o sector de actividad. Se adaptan a cualquier industria y son favorables y optimos para cualquier todo departamento de ventas. Algunos indicadores de ventas generales son:
- Objetivos de venta. Es necesario plantear unos objetivos de venta para ver si se están cumpliendo.
- Niveles de facturación. Hay que plantear la facturación que podemos conseguir o tener en un plazo determinado.
- Ratio de clientes nuevos. Para calcular la conversión de clientes. En el caso de un e-commerce se calcularía el número de usuarios únicos entre el total de usuarios que realizan una compra online.
- Grado de satisfacción del cliente. Una vez realizada la venta, se examinaría si se está alcanzado la fidelización con un cliente.
- Facturación por cada cliente. Se analizaría la media que se factura por cliente único. De esta manera, observamos si nuestro público objetico es el adecuado.
- Ratio de clientes perdidos sobre los nuevos alcanzados.
- Tiempo medio que se tarda en cerrar una venta. Es importante para conocer si cumplimos con el objetivo planificado
- Tasa de impagados. Se deberá hacer seguimiento de los clientes que por falta de pago no perjudiquen la estabilidad económica de la empresa
- Volumen de devoluciones. Para calcular las reclamaciones y quejas de clientes.
- Rentabilidad media. Se calcula el ROI (Retorno sobre la inversión) dividiendo el beneficio total entre el valor inicial de la inversión multiplicado por 100.
Objetivos de venta
Establecer unos objetivos de venta claros y alcanzables es fundamental para evaluar el rendimiento del equipo comercial. Estos objetivos deben estar alineados con la estrategia global de la empresa y deben ser medibles, específicos y alcanzables en un plazo determinado. De esta manera, se puede valorar si los resultados obtenidos son los esperados, lo que facilita la toma de decisiones para ajustar las tácticas comerciales.
Niveles de facturación
El nivel de facturación es uno de los indicadores clave para medir la salud financiera de la empresa. Se trata de evaluar la cantidad de ingresos generados en un período concreto, lo que permite conocer si se están cumpliendo las expectativas comerciales y, en última instancia, los objetivos económicos. Además, establecer metas de facturación claras y realistas contribuye a orientar las acciones de ventas hacia los resultados deseados.
Ratio de clientes nuevos
Este KPI mide la capacidad de la empresa para atraer y convertir nuevos clientes. Se calcula dividiendo el número de clientes nuevos entre el total de clientes adquiridos en un período determinado. Para el caso de un comercio electrónico, este ratio se puede calcular analizando la conversión de usuarios únicos que realizan una compra frente al total de visitas al sitio web. Un ratio alto sugiere que las tácticas de captación de clientes son efectivas.
Grado de satisfacción del cliente
La satisfacción del cliente es un factor crítico que influye en la fidelización y la retención. Una vez realizada la venta, es esencial medir el nivel de satisfacción del cliente a través de encuestas, entrevistas o análisis de comentarios. Un alto grado de satisfacción indica que no solo se ha cerrado una venta, sino que se ha cumplido con las expectativas del cliente, lo que aumenta las probabilidades de fidelización y recomendaciones.
Facturación por cada cliente
Este indicador mide el valor medio generado por cada cliente a lo largo de un período determinado. Se calcula dividiendo la facturación total entre el número de clientes atendidos. Este KPI es especialmente útil para evaluar si el cliente promedio está aportando el valor esperado y permite identificar si se están llevando a cabo estrategias de venta cruzada o up-selling efectivas.
Ratio de clientes perdidos sobre los nuevos alcanzados
Este KPI es clave para evaluar la retención de clientes y la efectividad de las estrategias de fidelización. Se calcula dividiendo el número de clientes perdidos entre el número de nuevos clientes adquiridos. Un ratio bajo es indicativo de una buena gestión de la relación con los clientes y una alta tasa de retención, mientras que un ratio elevado sugiere que se debe trabajar más en la fidelización de la base de clientes.
Tiempo medio para cerrar una venta
El tiempo medio para cerrar una venta es un KPI esencial para medir la eficiencia del proceso de ventas. Un ciclo de ventas corto puede reflejar una alta eficacia en la gestión de oportunidades y una optimización de los recursos comerciales. Este indicador se calcula sumando el tiempo necesario para cerrar cada venta y dividiendo entre el número total de ventas cerradas en el período. Un ciclo más corto implica una mayor capacidad para cerrar negocios rápidamente, lo que puede ser crucial en sectores con alta competencia.
Tasa de impagados
La tasa de impagados mide el porcentaje de clientes que no cumplen con sus obligaciones de pago. Este KPI es fundamental para valorar el impacto de los impagos en la estabilidad financiera de la empresa. Se calcula dividiendo el número total de impagos entre las ventas realizadas. Un indicador elevado de impagos sugiere que es necesario revisar las políticas de crédito, los plazos de pago o los procedimientos de cobro.
Volumen de devoluciones
El volumen de devoluciones mide la cantidad de productos que los clientes devuelven tras la compra. Este KPI es crucial para identificar posibles problemas en el producto o en la experiencia de compra. Un alto volumen de devoluciones puede indicar defectos en el producto, desajustes en las expectativas del cliente o problemas en el proceso de postventa. Este KPI debe ser monitorizado para mejorar la calidad de la oferta y evitar una posible pérdida de confianza del cliente.
Rentabilidad media
La rentabilidad media, también conocida como ROI (Retorno sobre la Inversión), es uno de los KPIs más utilizados en el ámbito comercial. Se calcula dividiendo el beneficio neto entre el coste de la inversión realizada, multiplicado por 100. Un ROI positivo y alto indica que las inversiones realizadas en ventas, marketing y otros recursos están generando un retorno rentable para la empresa. Este KPI es crucial para evaluar la eficacia de las campañas comerciales y ajustar la estrategia de inversión.
¿Cómo calcular algunos KPIs de ventas? Principales fórmulas
Cada KPI o indicador de ventas es beneficioso para incrementar el conocimiento de la empresa y obtener el mayor rendimiento en las ventas. Existen muchos KPI’s y para calcularlos es necesario aplicar fórmulas y algunas de ellas son:
- Ratio de rentabilidad de ventas = [(Ventas – Costes) / Ventas] x 100
- Rotación de stock = (Consumo / Existencias) x 100
- Índice de fidelización = (Nº de clientes x nº de compras totales) / 100
- Ratio de reclamaciones = (Reclamaciones / compras) x 100
- Ratio de devoluciones = (Devoluciones / compras) x 100
- Ratio de visitas por compras = (Visitas / compras) x 100
- Ratio de conversión de llamadas telefónicas = (Llamadas efectivas / Total de llamadas) x 100
- Volumen de compras por cliente = (Total de compras / Total de clientes) x 100
- Coste de adquisición de cliente = Gastos en marketing / Nuevos clientes
- Coste por lead = Inversión / Leads
En Tekams estamos especializados en formación y consultoría comercial. Tenemos una amplia experiencia en la mejora de procesos y equipos comerciales de multitud de empresas en el panorama nacional. Hemos formado a miles de asesores comerciales y les hemos ayudado a ser mejores profesionales en este sector tan importante. Conoce más acerca de nuestra labor accediendo a nuestro aclamado Programa de Capacitación Comercial o contactando con nosotros.
